טיפים להכנת מצגת עסקית – איך להכין מצגת טובה ומקצועית?

מצגת עסקית נחשבת כלי אפקטיבי להעברת מסרים בסביבה העסקית. אם זה לצורך הצגת החברה, הצגת מוצר/שירות, מצגות עסקיות לצורכי פנים, להדרכה או לצורך גיוס לקוחות, מצגת משקיעים ועוד מגוון רחב של אפשרויות. בשורה התחתונה, מצגת היא כלי להעברת מסרים בצורה ויזואלית. איך בונים מצגת ויזואלית אפקטיבית? הנה כמה טיפים במיוחד בשבילכם.

כלל מספר 1: מצגת עסקית מקצועית צריכה לעזור לך להעביר את הסיפור ולא להיות הסיפור עצמו. עיצוב מצגות זה עולם שלם בפני עצמו, אבל עוד לפני שאנחנו מדברים על עיצוב, חשוב לדבר על המסר.

"התוכן הוא המלך"

לא משנה כמה יפה ומקצועית תהיה המצגת שלכם, המסר עצמו הוא המהות. חשוב לזקק את המסר ולהביא אותו בצורה קצרה ועניינית. המצגת צריכה לעזור לכם להעביר את המסר ולא להיות המרכז. התוכן צריך להופיע בנקודות קצרות על גבי השקופיות ולא כבלוקים ארוכים של טקסט. הצופה צריך להבין את המהות מכם ולא לקרוא מלל ארוך מתוך המצגת אחרת הוא לא יהיה קשוב אליכם ואל המסר העיקרי.

מחפשים מקצוענים לעיצוב מצגת עסקית? אנחנו מציעים גם שירותי עיצוב מצגות

לא מעט חברות זקוקות לעיצוב מצגות עסקיות אבל לא בהכרח נעזרות במומחים לעיצוב מצגות. במידה ואתם מעוניינים לבנות מצגות לחברה ואין לכם ניסיון, תוכלו להיעזר בטיפים הבאים ושלבי העבודה המצוינים מטה. תפקידם להכניס לכם מעט סדר בתהליך ולעזור לכם לייצר להכין מצגת אפקטיבית שתשיג את המטרה. יוצר מצגות מקצועיות תמיד ירצה לשים דגש על התכנון הראשוני ומשם תמיד נרצה להתחיל:

יוצאים לדרך – איך לתכנן מצגת טובה?

• מגדירים מטרה – לקוחות רבים יודעים על מה ירצו לדבר, אבל כששואלים אותם מהי מטרתה הסופית של המצגת הם לעתים נתקעים ומודים כי לא חשבו על העניין עד הסוף. במידה ומטרת המצגת היא הצגה של פיצ'רים טכניים במוצר קיים (לדוגמה), חשוב ליצור מצגת ברורה ואטרקטיבית שתגרום למאזינים לרצות לעשות בהם שימוש. אם מטרת המצגת היא הגברת מכירות של אנשי המכירות, יש לוודא כיצד התוכן שהעברתם מחלחל לנוכחים ואיך יהיה להם הכי קל לתרגם זאת למעשים בשטח. אופי המצגת כולה נגזר מן המסר אותו אתם מעוניינים לזקק.
  חושבים על הקהל – בעלי עסק יודעים לרב להגדיר מי הם קהלי היעד של המוצר שלהם, אבל להבין בדיוק איך לגרום להם להבין את המסרים זה כבר סיפור שונה. משקיעים מחפשים לשמוע תיאור מדויק ולפי הספר של המיזם שלכם. ולכן עריכת מצגת למשקיעים תהיה שונה בתכלית מעיצוב מצגת מכירתית ללקוחות (למשל). אם המצגת היא לפנים הארגון, אנשי הצוות שלכם צמאים להבין בבירור מהם הערכים המוספים של המוצרים והחברה בכלל. אנשי מכירות ממוקדים בסוגיות דוגמת שכר ועמלות. תנו לכל אחד מן הקהלים שלכם לשמוע את מה שנוגע לליבו. מכאן והלאה העבודה על המסרים והתועלות שלכם תתקצר פלאים.
  מה כבר יש מוכן? סיפור המצגת כבר מתחיל להיבנות בראש וכבר עכשיו אפשר לעצור לרגע ולחפור בחומרי השיווק הישנים והקיימים על מנת לקבל השראה וכיוון. רוב החברות העוסקות בפעילות שיווקית מחזיקות בארסנל שלהן חומרי עבר, מוצלחים יותר או אולי פחות. כדאי וחשוב לעשות סדר בתכנים ולראות במה אפשר להשתמש לטובת הכנת מצגת עסקית לחברה ואיך אפשר להתאים את המסרים והעיצוב לשפה התקשורתית של החברה.

STORYTELLING – בונים סיפור טוב

נסו רגע להיזכר במצגת הכי טובות שהייתם בה. אנו משוכנעים כי הן כללה סיפור מעניין שגרם למצגת להיחרט בזיכרון שלכם. סיפור טוב יכול להיות מבוסס על דוגמה אישית בה היה מעורב הדובר ונוגעת לנושא השיחה. היא יכולה גם להתחיל בסיפור רקע קצר הנוגע להיסטוריה של המוצר או על מייסדיו. סקירות מקצועיות שנוגעות לשוק המתאים למידע אותו צורכים קהלי היעד שלכם. מדובר בכלי חזק מאוד המשפר פלאים את רמת ההקשבה והמעורבות של הקהל ועוזר לכם למתג עצמכם כאנשי שיח נעיצים וקולחים.

עיצוב מצגות – על פירוטכניקה ושאר ירקות

בהתאם לאופייה של המצגת, ניתן ואף מומלץ לשבור מעט שגרה ולשלב במצגת אמצעים כמו וידאו, אנימציה או סתם ציטוט מתאים שאמרה איזו פיגורה בתחום. יצירת אתנחתא ויזואלית, כזו הקשורה במישרין לנושא, מסוגלת לשבור שגרה ולתת ערך נוסף לנוכחים. אם גם הצלחנו על הדרך להעלות חיוך על פניהם, מה טוב. גם כאן חשוב לשמור על מינונים נכונים ולא לשבץ במצגת קטעים ארוכים מידי על מנת שלא לקטוע את השטף של המצגת.

בניית מצגות שיוצרות מעורבות – לשתף את הקהל

קהל משתתף במצגות הוא פלוס גדול לכל דובר. מדובר ביצירת מעורבות ברמה הגבוהה ביותר שיש, כזו המעלה את רמת ההקשבה פלאים.  זה יכול לקרות באמצעות משחק קטן טרם התחלת המצגת, שאילת שאלות רלוונטיות בשלבים שונים של ההרצאה או בקשה למספר מילים מאחד הנוכחים יכולים לייצר שינוי מרענן בטון של המצגת ולעזור לנוכחים לחדד את ההקשבה. אפשר לעשות זאת בצורה ספונטנית ואפשר גם לתכנן זאת מראש. חשוב להבין האם הקהל והתוכן מתאימים להפעלה שכזו או שמא עדיף שלא לנסות כלל…לא לכולם זה תמיד מתאים.

בעדינות עם התוכן

אנחנו לא אוהבים מצגות בהן שקפים עמוסים בתוכן. למען האמת, אנחנו גם מעדיפים להימנע מתוכן ארוך ככל האפשר. זכרו כי לאורך המצגת כולה הצופה צריך להתמקד בדובר ובמסר עצמו ולא במצגת הנמצאת ברקע. תוכן קוהרנטי, קצר וממוקד יעניק סיפור מסגרת למצגת כולה ויוכל לסייע גם למאזינים וגם לדובר לייצר סדר בכל רגע נתון.

בשורה התחתונה ומניסיון ארוך שנים אנו יכולים לקבוע בוודאות כי שקפים המלאים בתוכן יכולים להוביל ל-2 אפשרויות: או שהקהל קורא מהטקסט והוא בכלל לא קשוב אליכם, או שהתכנים כלל אינם נקראים ע"י הקהל, שאינו מסוגל לקרוא ולשמור על הקשבה באותו הזמן.

אורזים ומגישים מצגת שנראית טוב

בסופו של תהליך התכנון וברגע שבכל כבר יושב לכם טוב בראש, אפשר להתפנות לענייני עיצוב המצגת. חשוב מאוד לעצב מצגת שתייצר רושם ותתאים לאופי החברה. יצירתיות בעיצוב מצגות לצד הקפדה על הפרטים הקטנים מייצרת רושם מצוין אצל המאזינים ומשקפת הלכה למעשה את רוח המוצר והחברה. מצגות בעיצוב מודרני הן תוצרים ויזואליים מרשימים שבהכנתם כדאי להשקיע זמן ומחשבה. רובנו חושבים על פאוור פוינט כשאנחנו חושבים על עריכת מצגות. עם זאת, Power Point היא לא הכלי היחיד. מזמינים אתכם להציץ בפוסט שכתבנו על מגוון כלים ותוכנות לעיצוב מצגות.

בחרו את הפרזנטור שלכם

ישנם לא מעט אנשי מקצוע מעולים הניחנים ביכולות מדהימות אך על מנת לבחור נציג מתאים, כזה שיעביר את המסרים שלכם באופן בהיר וקולח, יש לבחור מישהו/י בעל כישורים מתאימים. לא כולם יכולים לספר סיפור מרתק ולא כולם יכולים לרתק קהל לפרק זמן ממושך. מציגים טובים אמורים להחזיק בתכונות של רוק סטאר ולייצר עבור המאזינים שואו של ממש, כזה שאותו ייזכרו לאורך זמן. בהצלחה!

מחפשים עורך מצגות מקצועי שיעזור לכם בהכנת מצגת מקצועית?

זקוקים לייעוץ ולווי גם בתכנון המצגת? נשמח לעזור בעיצוב מצגות עסקיות

לכל שאלה מוזמנים ליצור קשר 072-372-6000